1. Inleiding

Deze privacyverklaring (hierna te noemen “Privacyverklaring”) is onder meer van toepassing op (i) onze website www.autochat.ai (hierna te noemen de “Website”) en (ii) alle (commerciële) relaties tussen AutoChat en haar klanten, prospects en zakelijke partners. Deze Privacyverklaring bevat onder andere informatie over de persoonlijke informatie die AutoChat verzamelt, evenals hoe AutoChat deze persoonlijke informatie gebruikt en verwerkt. AutoChat wenst te benadrukken dat het zich inspant om te allen tijde te handelen in overeenstemming met de “Privacywetten”, namelijk (i) de Belgische Privacywet van 8 december 1992, betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, (ii) de EU Verordening 2016/679 van 27 april 2016, ook bekend als GDPR, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en (iii) de (toekomstige) Belgische wetgeving betreffende de implementatie van voornoemde Verordening. Het bezoeken van de Website impliceert uw uitdrukkelijke instemming (door het verstrekken van uw persoonlijke gegevens of inschrijving op de nieuwsbrief) met de Privacyverklaring en dus met de manier waarop AutoChat uw persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt en verwerkt.

2. Soorten persoonlijke gegevens

AutoChat kan de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

Eindgebruikers (klanten en prospects van onze klanten):

  • Naam en voornaam
  • Adresgegevens
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer/GSM-nummer

Gebruikers (werknemers van onze klanten):

  • Naam en voornaam
  • Adresgegevens
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer/GSM-nummer

Gebruikersnaam en wachtwoord

Gratis gegevens:

Alle andere persoonlijke gegevens die vrijwillig zijn overgedragen aan AutoChat (bijv. tijdens correspondentie)

AutoChat verzamelt ook automatisch anonieme informatie over het gebruik dat u maakt van de Website. AutoChat registreert bijvoorbeeld automatisch welke onderdelen van de Website een eindgebruiker bezoekt, welke webbrowser u gebruikt en welke website u bezocht toen u de Website opriep. Aan de hand van deze gegevens kunnen wij u niet identificeren, maar het stelt AutoChat wel in staat statistieken op te stellen met betrekking tot het gebruik van de Website en deze te optimaliseren.

3. Methode voor het verzamelen van persoonlijke gegevens

Deze persoonlijke gegevens worden verzameld op of in verband met:

  • De website bezoeken
  • Een samenwerking met AutoChat
  • Correspondentie met en uitgaande van AutoChat
  • Bezoek aan ons bedrijfspand
  • Een (demo)account aanmaken
  • Een offerte, informatie of demonstratie aanvragen
  • Abonneren op de nieuwsbrief
  • Uw gebruik van AutoChat’s diensten, al dan niet via de Website, en al dan niet via onze producten, oplossingen
  • Inschrijven voor trainingen, evenementen, enz.
  • Visitekaartjes uitwisselen
  • De verificatie van uw identiteit (bijv. tijdens een bezoek)

De persoonlijke gegevens die door AutoChat worden verzameld, worden dus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt. Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is (soms) een voorwaarde om van bepaalde diensten gebruik te kunnen maken (bijvoorbeeld om toegang te krijgen tot bepaalde delen van de Website, om u te abonneren op nieuwsbrieven, om deel te nemen aan bepaalde activiteiten en evenementen). Dit geeft aan welke gegevens verplicht zijn om in te vullen en welke optioneel zijn. Als beheerder-gebruiker van onze oplossingen bent u zelf de beheerder van, en dus verantwoordelijk voor, het up-to-date houden van de gebruikersaccounts van uw medewerkers binnen onze applicatie. Door de gebruikersaccounts van uzelf en uw medewerkers aan te maken, geeft u toestemming om de persoonlijke gegevens van de bovengenoemde personen te gebruiken voor de doeleinden die worden beschreven in Sectie 3 Gebruik van persoonlijke gegevens.

4. Gebruik van persoonlijke gegevens

AutoChat kan uw persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden gebruiken:

  • De uitvoering van een overeenkomst met AutoChat (inclusief de opvolging ervan)
  • Vragen beantwoorden (al dan niet gesteld via het contactformulier)
  • De kwaliteit, het beheer en de inhoud van de website optimaliseren
  • Nieuwsbrieven versturen
  • Uitnodigingen voor evenementen versturen
  • Statistische doeleinden
  • Het aanmaken van een (demo)account en de bevestiging ervan
  • Ondersteuning/assistentie bieden (bijv. bij problemen)
  • Verzenden van gerichte marketing en reclame, updates en promotionele aanbiedingen op basis van uw communicatievoorkeur en – indien van toepassing – op basis van uw expliciete toestemming
  • Uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken, enquêtes en andere marktonderzoeken
  • Registratie van bezoekers van ons bedrijfsgebouw
  • Bevestiging van inschrijving voor een training, seminar, evenement, enz.
  • Facturen versturen en betalingen innen

De verwerking vindt plaats op basis van de volgende rechtsgronden, voor zover van toepassing:

  • U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden
  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met AutoChat of om op uw verzoek maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst
  • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op AutoChat rust
  • De verwerking is noodzakelijk om uw vitale belangen of die van een andere natuurlijke persoon te beschermen
  • De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang
  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van AutoChat of een derde partij, behalve wanneer jouw belangen of fundamentele rechten en vrijheden die de bescherming van persoonsgegevens vereisen, zwaarder wegen dan die belangen (vooral als je minderjarig bent)

5. Openbaarmaking van persoonlijke gegevens aan derden

AutoChat zal uw persoonsgegevens niet aan derden verstrekken, behalve wanneer dit noodzakelijk is in verband met de uitvoering van de overeenkomst en de optimalisatie daarvan (zoals voor onderhoudswerkzaamheden, het verwerken van betalingen, het verzenden van leveringen, in verband met databasebeheer, voor het verlenen van diensten aan AutoChat maar niet beperkt tot AutoChat. Indien het noodzakelijk is dat AutoChat in dit verband uw persoonsgegevens aan derden verstrekt, is de derde partij verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyverklaring.

Niettegenstaande het voorgaande kan AutoChat echter uw persoonlijke gegevens openbaar maken:

  • Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer AutoChat hiertoe wettelijk verplicht is of in verband met een gerechtelijke of aanstaande gerechtelijke procedure en (ii) om de rechten van AutoChat te vrijwaren en te verdedigen.
  • Wanneer AutoChat of een aanzienlijk deel van haar activa worden overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonlijke gegevens verzameld door AutoChat een van de overgedragen activa zal zijn.

In alle andere gevallen zal AutoChat uw persoonlijke gegevens niet verkopen, verhuren of openbaar maken aan derden, behalve wanneer zij (i) hiervoor uw toestemming hebben verkregen en (ii) een gegevensverwerkingsovereenkomst hebben gesloten met de relevante derde partij, die de nodige garanties bevat met betrekking tot de vertrouwelijkheid en privacy-compliant behandeling van uw persoonlijke gegevens.

6. Grensoverschrijdende verwerking van persoonsgegevens

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) naar een ontvanger die woonachtig of gevestigd is in een land dat niet valt onder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, wordt geregeld door bepalingen in een overeenkomst voor gegevensoverdracht die ofwel (i) de modelcontractbepalingen bevat zoals uiteengezet in het “Besluit van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Besluit 2010/87/EG)”, of (ii) passende waarborgen biedt via een ander mechanisme onder de Privacywet of andere regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

7. Opslag van persoonlijke gegevens

Tenzij wanneer een langere bewaarperiode vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door het voldoen aan een andere wettelijke verplichting, zal AutoChat uw persoonsgegevens alleen bewaren voor de periode die nodig is om de doeleinden beschreven in deze Privacyverklaring onder “III. Gebruik van persoonsgegevens.”

8. Uw privacyrechten

In verband met de verwerking van uw persoonlijke gegevens hebt u de volgende privacyrechten:

  • Recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens;
  • Recht op rectificatie, aanvulling of bijwerking van uw persoonlijke gegevens;
  • Recht op verwijdering van uw persoonlijke gegevens (volledige verwijdering) AutoChat herinnert u er in dit verband aan dat bepaalde diensten niet langer toegankelijk zijn of kunnen worden geleverd, als u bepaalde noodzakelijke persoonlijke gegevens verwijdert of hebt verwijderd);
  • Recht om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken;
  • Recht op overdraagbaarheid van uw persoonlijke gegevens;
  • Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

Als u uw privacyrechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met onze DPO (Data Protection Officer): dpo@autochat.ai.

In principe kunt u deze rechten gratis uitoefenen via het bovenstaande e-mailadres. Bovendien kunt u altijd uw persoonlijke gegevens die u bij het aanmaken van uw account moest verstrekken, controleren, bijwerken en/of wijzigen. Als u niet langer nieuwsbrieven of informatie over de diensten van AutoChat wenst te ontvangen, kunt u zich te allen tijde uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven” onderaan elke e-mail van AutoChat.

9. Beveiliging van persoonlijke gegevens

AutoChat verbindt zich ertoe gepaste en redelijke fysieke, technologische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot uw persoonsgegevens en (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens. AutoChat slaat alle persoonlijke gegevens die het heeft verzameld op in de cloud met datacenters in de EU, Onsite. Ondanks (i) AutoChat’s beveiligingsbeleid, (ii) de controles die het implementeert en (iii) de acties die het in deze context onderneemt, kan een waterdicht beveiligingsniveau niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van transmissie of overdracht via het internet, noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, dus AutoChat kan in dit kader geen absolute veiligheid garanderen. Tot slot hangt de veiligheid van uw account ook gedeeltelijk af van de vertrouwelijkheid van uw wachtwoord en andere accountgegevens. AutoChat zal nooit om uw wachtwoord vragen, noch zal u worden gevraagd om het zelf vrij te geven. Als u desondanks uw wachtwoord aan een derde partij heeft verstrekt, zal deze derde partij uw wachtwoord gebruiken om toegang te krijgen tot uw account en uw persoonlijke gegevens. In dat geval bent u persoonlijk aansprakelijk voor de acties die worden ondernomen door het gebruik van uw account. Daarom raadt AutoChat u ten zeerste aan uw wachtwoord onmiddellijk te wijzigen als u vaststelt dat iemand toegang heeft tot uw account, en onmiddellijk contact op te nemen met AutoChat.

10. Update privacyverklaring

AutoChat heeft het recht deze Privacyverklaring bij te werken door een nieuwe versie op de Website te plaatsen. Het wordt ten zeerste aanbevolen om regelmatig de Website en de relevante pagina waarop de Privacyverklaring staat te controleren om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

11. Koppelingen naar andere websites

De Website bevat mogelijk hyperlinks naar andere websites. Wanneer u op een van deze links klikt, gaat u mogelijk naar een andere website of internetbron die bewust of via cookies of andere technologieën informatie over u kan verzamelen. AutoChat aanvaardt geen verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid of zeggenschap over deze andere websites of internetbronnen, noch over hun verzameling, gebruik en verspreiding van uw persoonlijke informatie. U dient het privacybeleid van deze andere websites en internetbronnen te bekijken om te bepalen of zij voldoen aan de Privacywet.

12. Het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)

AutoChat geeft geen persoonlijke informatie door via de ChatGPT webinterface. AutoChat gebruikt de ChatGPT API alleen ter ondersteuning van de analyse van de communicatie met eindgebruikers, met als enige doel het verbeteren van de gebruikerservaring voor haar gebruikers; daarbij garandeert ChatGPT, via de Data Processing Agreement met AutoChat, te voldoen aan de Europese GDPR-regelgeving.

13. Vragen

Als u vragen hebt over de Privacyverklaring of de manier waarop AutoChat uw persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kunt u contact met ons opnemen via e-mail op support@autochat.ai. Als u ontevreden bent over de manier waarop AutoChat deze vragen of opmerkingen heeft behandeld, of als u klachten hebt over de manier waarop AutoChat uw gegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Privacycommissie.

Wie we zijn

Voorgestelde tekst: Ons website adres is: https://novaco.ai.

Reacties

Voorgestelde tekst: Wanneer bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de gegevens die worden getoond in het reactieformulier, en ook het IP-adres en de browser user agent string van de bezoeker om spam te helpen opsporen.

Een geanonimiseerde tekenreeks die is gemaakt van uw e-mailadres (ook wel een hash genoemd) kan aan de Gravatar-service worden verstrekt om te zien of u deze gebruikt. Het privacybeleid van de Gravatar-service is hier beschikbaar: https://automattic.com/privacy/. Na goedkeuring van je commentaar is je profielfoto zichtbaar voor het publiek in de context van je commentaar.

Media

Voorgestelde tekst: Als u afbeeldingen uploadt naar de website, moet u het uploaden van afbeeldingen met ingebedde locatiegegevens (EXIF GPS) vermijden. Bezoekers van de website kunnen alle locatiegegevens van afbeeldingen op de website downloaden en extraheren.

Cookies

Voorgestelde tekst: Als u een reactie achterlaat op onze site kunt u ervoor kiezen om uw naam, e-mailadres en website op te slaan in cookies. Deze zijn voor uw gemak zodat u uw gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen als u een andere reactie achterlaat. Deze cookies gaan een jaar mee.

Als u onze inlogpagina bezoekt, plaatsen we een tijdelijke cookie om te bepalen of uw browser cookies accepteert. Deze cookie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd wanneer u uw browser afsluit.

Wanneer u inlogt, zullen we ook een aantal cookies plaatsen om uw inloggegevens en schermkeuzes op te slaan. De aanmeldingscookies blijven twee dagen bewaard en de cookies voor schermopties blijven een jaar bewaard. Als u “Onthoud mij” selecteert, blijft uw aanmelding twee weken bewaard. Als u zich afmeldt bij uw account, worden de aanmeldingscookies verwijderd.

Als je een artikel bewerkt of publiceert, wordt er een extra cookie opgeslagen in je browser. Deze cookie bevat geen persoonlijke gegevens en geeft alleen de post-ID weer van het artikel dat je zojuist hebt bewerkt. Het vervalt na 1 dag.

Ingebedde inhoud van andere websites

Voorgestelde tekst: Artikelen op deze site kunnen ingesloten inhoud bevatten (bijv. video’s, afbeeldingen, artikelen, enz.). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich op precies dezelfde manier alsof de bezoeker de andere website heeft bezocht.

Deze websites kunnen gegevens over u verzamelen, cookies gebruiken, extra tracking van derden insluiten en uw interactie met die ingesloten inhoud bijhouden, inclusief het bijhouden van uw interactie met de ingesloten inhoud als u een account hebt en bent aangemeld bij die website.

Met wie we uw gegevens delen

Voorgestelde tekst: Als u een wachtwoord-reset aanvraagt, wordt uw IP-adres opgenomen in de e-mail met de reset.

Hoe lang we uw gegevens bewaren

Voorgestelde tekst: Als je een opmerking achterlaat, worden de opmerking en de metagegevens voor onbepaalde tijd bewaard. Dit is zodat we vervolgcommentaren automatisch kunnen herkennen en goedkeuren in plaats van ze vast te houden in een moderatiewachtrij.

Voor gebruikers die zich op onze website registreren (indien van toepassing), slaan we ook de persoonlijke informatie op die ze in hun gebruikersprofiel verstrekken. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie op elk gewenst moment inzien, bewerken of verwijderen (behalve dat ze hun gebruikersnaam niet kunnen wijzigen). Websitebeheerders kunnen deze informatie ook zien en bewerken.

Welke rechten heb je over je gegevens?

Voorgestelde tekst: Als u een account hebt op deze site, of als u opmerkingen hebt achtergelaten, kunt u verzoeken om een geëxporteerd bestand te ontvangen van de persoonlijke gegevens die wij over u hebben, inclusief alle gegevens die u aan ons hebt verstrekt. U kunt ook verzoeken dat wij uw persoonlijke gegevens wissen. Dit geldt niet voor gegevens die we verplicht moeten bewaren voor administratieve, juridische of veiligheidsdoeleinden.

Waar uw gegevens naartoe worden verzonden

Voorgestelde tekst: Reacties van bezoekers kunnen worden gecontroleerd door een geautomatiseerde spamdetectieservice.